高效管理时间的秘诀，就在于这三个清单

作者 | Lachel

前段时间，在我的社群里，有小伙伴私信问我：

L先生，您平时要做的事情那么多，就我们所知，就有写公众号，回答知乎，管理社群，还有工作和家庭，您是怎么完成这么多事情的？

我告诉他：其实远远不止这些，我还同时在写着两本书，谈着一个节目，写着五六个平台的约稿，开知乎Live，开讲座，每天要应付各种合作需求，规划「智识学院」，还有阅读和学习……等等。

恰好，最近稍稍有些闲暇，把自己的时间管理系统重新整理了一遍，于是，打算正式回答一下这个问题。

希望能帮到每一位，觉得时间总是不够用的朋友。

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我的时间管理系统，由两部分组成。

一是「工作管理」部分。这部分在我的讲座「极简高效的工作管理法」里面，讲得很清楚了。

二是「生活管理」部分。也就是如何高效利用时间，在最短的时间内，做完尽可能多的事情。

我采用的工具，也非常简单，就是普通的待办清单（Todo List）工具。只是在清单的划分上，与其他人有些稍微的不同。

我把它叫做「AFD」方法——也就是三个清单：Action，Focused，Dessert。

网上有许多 Todo List 工具。比如最有名的三剑客：Todoist、滴答清单、奇妙清单。无论你用的是哪一款，都适用这套方法。

甚至，即使你用Onenote或者印象笔记，乃至Excel，都可以。

下面详述。

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第一个清单：执行清单（Action）

很多人做Todo List，就是简单地罗列出自己每天要执行的事情。比如下面这样：

到超市买苹果

交报告给老板

完成方案第二版

完成文章「为什么一瓶水可以卖到180元」

……

不知道你有没有发现，这些任务中，其实存在一个问题：

它们的「颗粒度」是不一样的。

具体来说，「到超市买苹果」，就是一个非常明确、简单的行动——你不需要思考「买什么」「去哪儿买」「怎么买」，它所占用的「认知资源」是非常少的。

同理，「交报告给老板」也是一个非常简单的行动：发邮件，上传附件，发送，搞定。

但是「完成方案第二版」和「完成文章」，就没有这么简单了。

完成方案，可能包括理清逻辑、搜集数据、填充内容、制作图表、排版优化……完成文章，可能包括搜集论据、搜集资料、撰写大纲、准备案例、完成全文、修改……诸如此类。

它们并不是可以一步完成的工作。

如果我们按照这种方式划分Todo List的话，就很容易产生一种情况：当我们看到这些任务的时候，会瞬间产生一种迷惑：

我做到哪里了？

我的思路是什么？

我还需要做些什么？

这会给我们带来「认知负担」。

不要小看「认知负担」——实际上，为什么我们经常会拖延？正是因为，这些认知负担，使我们产生了这么一个潜意识：

「这是一个复杂的任务，我没法立刻开工，我需要先理清思路。」

这就导致了，我们去完成它的「动力」被削弱，而「阻力」却提升了。

实际上，我们大脑的逻辑是非常简单粗暴的：我们倾向于去做简单的、不需要太多思考的事情；而排斥复杂的、需要大量投入的事情。

所以，我不会在Todo List里面写诸如「完成文章」这样的内容，而是会这样分解：

在Google学术上以xx为关键词搜索论文；

读完10篇论文，印证和完善核心观点；

列出文章大纲；

准备案例（可考虑xx、xx、xx和xx，不少于3个）；

……

每一条细分任务，不但会分拆到最小的操作步骤，明确「我要做什么」，而且会写得非常具体：数量，目的，关键词等等，都不会落下。

这样的好处是什么呢？当我看到这条任务的时候，我就可以立刻去执行，不需要一丝一毫的延误，也就完全排除了大脑产生「这个任务很复杂，先做简单的吧」这种念头的机会。

在我的Todo List上，我会专门开一个清单，将所有安排在今天的任务细化、分解，列出可以直接去执行的事项，让自己专注在行动上。

如何控制自己的念头，不要拖延？很简单，就是专注在执行上，不给它分心的机会。

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第二个清单：聚焦清单（Focused）

很多人对「休息」有一个误会：休息，就是好好睡一觉，让精神得到恢复，减少身体的负担。

其实这是不对的。

对于体力劳动，睡觉是最好的休息方式，因为可以让肌肉得到放松。但对于脑力活动，睡觉能起到的作用是有限的。

更好的方式，是调整你的聚焦点，切换到不同的工作上，激活大脑的另一块区域。

为什么呢？

你要知道，经历一段高强度的工作之后，使我们感到疲劳的，并不是因为我们的能量损耗——实际上，有研究表明，大脑在高速运行时，其耗能并没有比休息时高出很多，甚至可以说没有太大变化。

使我们感到疲惫的，是对于这项工作的新鲜感减弱，导致我们去处理它的意愿降低。

人是一种极端需要「新鲜感」的事物。长时间思考同样的内容，会抑制大脑的活动，让人感到厌烦、疲倦、昏昏欲睡，乃至无法集中注意力。

很多人在这个时候，会以为自己困了，睡一觉就好。但其实，睡觉起到的作用，不是恢复精力，而是将这部分工作暂时从大脑中清除出去。等到睡醒重新工作时，它对我们来说，又是一项「新鲜的」工作了。

所以，更好的方法，是在你感到疲劳时，及时切换出去，去思考别的工作，做别的事情——哪怕这件事情同样也是高强度的。

这个方法，叫做分段工作法（莫法特工作法）。

我会建立一个清单，专门用来存放两个东西：

一是那些重要的、亟待解决的问题；

二是正在研读和学习的论文、书籍等。

每当我工作累了，我就打开这个清单。一方面站起来走走、喝点东西，散步，一方面在脑子里思考这些问题。比如：

可以在社群里搞些什么活动？

下一期节目里面，要放哪几个信息点？

下次可以给读者们什么福利？

今晚吃什么？

或者，打开之前没读完的书和论文，继续读下去，做笔记，整理逻辑和知识结构。

这非常有效。通常，过一段时间，等大脑又感到疲倦了，再重新回去完成前面的工作，思维会格外清醒。

甚至，能够重新从别的角度去审视，发现一些之前没有注意到的毛病。

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第三个清单：成就感清单（Dessert）

我相信，你一定经历过这样的时刻：觉得厌烦、无聊，提不起精神，不想动脑子，无论是「Action」还是「Focused」里面的事情，一点都不想干。

这是很正常的。每个人的精神状态，总有低谷的时候，我自己也是。

但如果任凭这种状态持续下去，显然会严重影响效率，怎么办？

我的方法就是：事先做好一个「Dessert」清单，在里面放一些非常简单、无需动脑、没有时间限制的小事，比如：

整理书桌；

整理电脑文件夹；

搜集图片；

下载资源；

……

诸如此类。

当精力处于低谷、不想思考时，就打开这个清单，逐一去完成。

一方面，这可以最大限度地利用时间，将这些不重要的小事分别做好。

另一方面，当你一项一项完成掉它们的时候，会慢慢积累「成就感」。

这种成就感，正是帮助你摆脱这种状态，让精神状态回到正常水平的最好武器。

通常，在做完2-3项「Dessert」之后，状态就可以回到一个不错的水平，开始去着手完成更重要的任务了。

与此同时，在做「Dessert」的时候，由于它们是完全机械、无需动脑的，思维会处于一个自由的状态。在这个状态下，可以放任它自由联想，也许会产生一些有意思的点子，也说不定。

等到状态回升，再把这些点子记下来，又是一种积累。

如果你觉得这套方法有用，不要拖延，马上行动，调整你的待办清单吧。希望能带给你切实有效的效率提升。

—THE END—

☀作者：Lachel，25万关注的高效思维达人，知识管理专家，多家媒体专栏作家，36氪年度优秀作者