时间管理的五个技巧

时间管理是一项非常重要的个人技能，做好时间管理，不仅工作效率可以提升，每天也会有多余的时间来发展自己的兴趣。无论是员工还是管理者，做好时间管理，做事省时又省力。对于怎么做好时间管理，我整理了以下几点。

第一步，事分轻重缓急

在《高效能人士的七个习惯》一书中，作者史蒂芬•柯维提出，“重要事”和“紧急事”的差别是人们浪费时间的最大理由之一。因为人的惯性是先做最紧急的事，但这么做会导致一些重要的事被荒废掉。

建议前一天晚上或者当天早上，确定今天要做的紧急事和重要事，对该做的事排好优先次序，并按照这个次序来做。

每个人都有许多“紧急事”和“重要事”，想把每件事都做到最好是不切实际的。建议大家把“必须做的事”和“尽量做的事”分开。必须做的事要做到最好，但尽量做的事尽力而为即可。懂得用良好的态度和宽广的胸怀接受那些暂时不能改变的事情，多关注那些你能够改变的事情。此外，还要注意生物钟的运行规律，按时作息，劳逸结合，这样才能在学习时有最好的状态。

“紧急事”和“重要事”的处理方法可参照下图：

第二步，列待办事项清单

时间管理上有名的GTD(Getting Things Done)时间管理法：

管理时间的两个很重要的步骤就是列待办事项清单和完成事项清单。

待办事项清单用来提醒你做事情，完成事项清单用来审视你的时间安排。

待办事项清单强调目标，而完成事项清单重在展现成就。

列完成事项清单可以参考以下步骤：

第一步，认真回忆并记录今天都做了什么，并注明花费的时间。

第二步，先坚持一个星期，每晚记录时间开销,再往后坚持。

第三步，每周或每个月总结这段时间做了什么，进行反思。

可以根据个人时间和需要选择不同的记录时间段。

在记录过程中或记录完之后，看着这些内容，你就知道时间都去哪儿了。这样，你会知道如何更有效地管理时间。

第三步，提升效率

想要有效率，可以在身体和精神两方面做好准备：

1. 提高体力

为什么要在办公室里准备办公室零食？因为动脑子的时候饿的快，脑力工作也是相当耗体力的哦。所以体力是大脑与身体能持续高效工作多久的基础。腾出时间，去健身房吧。运动运动，工作起来你会更有效率。

2. 做事专注

大多数人在专注时会把事情完成得更快更好，所以尽量一次只做一件事情。可以设定一段时间，在该段时间内专心做一件事情。在这个过程中，如果大脑中冒出其他未尽事项或一些点子，不妨先写到纸上，继续专注做你手头的事，做完后再找时间处理记录下来的那些事项。

当工作过程中，经常会遇到被打扰的情况，这时可以采用记录工作法，在被打扰后迅速回到工作状态当中，具体措施如下：

1、如果手头的工作任务重要而紧急时，可委婉说不：告知对方自己有重要而紧急的工作任务需要完成，完成后会过去找TA。

2、如果对方任务不紧急，而且只是短时间打扰你时，可以在交谈之前先把正在进行的工作任务记录到手边的本子上，短时间交谈后继续回到当下任务，完成到一定阶段后，再去完成同事交代的工作任务，并主动更新状态给对方。

3、如果对方的工作确实比较紧急并且无法拒绝，可让对方给自己几分钟的时间，把手头上的工作和思路做个简要的记录，再马上配合同事完成他的工作。回到位置后，查看之前记录的工作进度，继续完成。

第四步，利用高效时间

在时间管理中，必须学会运用80∶20法则，即让20%的投入产生80%的效益。

也就是说，要把握一天中20%的精华时间（对有些人来说是早晨，对另一些人来说是下午或夜里），将它们用于最为关键的思考、学习和工作。每天的时间不可能安排得满满当当，其中一定会有许多空闲的时间碎片。无论是等车的时间、两个会议之间多出的时间还是等电话的时间，都不可轻易浪费。你可以随身带一本你想读的书，或者带一张“To Do List（工作备忘）”或“To Think List（思考备忘）”，有时间时，就把它们拿出来。每天如果能挤出20分钟，一年就有7300分钟的多余时间呀！

第五步，给自己一个最后期限

如果一个任务规定一个月完成，人们通常会等到月末才加班加点。如果一个任务没有期限，人们往往会无限期地拖延，直到有一天这个任务确定了完成期限为止。因此，在管理时间的时候，最好能给自己设定一个合理的、略微紧迫的、可以刺激自己不断努力的时间期限。